「大切だけど、誰も教えてくれない」

Cực kỳ quan trọng nhưng chả ai dạy cho bạn cả đâu.

Đó là câu đập vào mắt đầu tiên khi mình cầm trên tay quyển sách sẽ giới thiệu cho các bạn ngay sau đây. Một cảm giác rất khó tả và bực bội vì “giá như mình đọc sớm hơn”. Hóa ra trước tới giờ đã sai – quá sai khi viết theo thói quen và bắt chước những cái không đúng. Quan trọng mình nhận ra được để cải thiện kỹ năng bản thân và mong anh chị em cũng vậy.

Có 6 chương và ứng mỗi chương mình chỉ trích dẫn những luật phổ biến – thường gặp.

Chương 1 : これだけ知っておきたいメール文書の基本

Những điều cơ bản cần phải nắm.

Rule 1 : 観点を「私」から「あなた」に変える

Hãy biết nghĩ cho đối phương.

ví dụ :

悪い：こちらにも都合がありますので、至急ご返事ください
良い：ご多用のところ恐縮ですが、至急ご返事いただければ幸いです。

Rule 3 : 返事は２４時間以内にする

Hãy trả lời trong vòng 24 tiếng.

Rule 4 : 件名はひと目で内容が伝わるように

Ghi tiêu đề mail phải có nội dung muốn truyền tải.

悪い：議事録を送りします

良い：○○○会議（10月26日）の議事録を送りします

Rule 6 : 返事メールで件名は変更しない

Khi mail trả lời thì phải giữ nguyên tiêu đề (dù đối phương có ghi sai cũng giữ nguyên).

Nếu mail auto thêm [Re:] or [Fwd:] thì cái này ok.

Rule 8 : 送信者名は「フルネーム＋会社名」を書く

Đối với người không phải trong team hoặc ko thân quen thì phải ghi đầy đủ Full Name + Tên Công Ty.

Rule 9 : 「宛名→挨拶→本文→結び→署名」の構成を守る

Tuân thủ bố cục mail : Tên người nhận, chào hỏi, phần thân, kết mail, tên mình.

Chương 2 : 書く前に必要な準備がある

Những cái cần kiểm tra – chuẩn bị trước khi gửi

Rule 20 : メールに不適切な言葉を使わない

Từ ngữ không thích hợp đừng nên dùng.

悪い：ご回答は、なるべく早くお願いします。（Trả lời nhanh dùm tôi）

良い：10日（金）までにご回答いただければ幸いです。(Nếu trả lời cho tôi trc ngày 10 thì tốt quá ah)

悪い：日程変更の件、OKです。

良い：日程変更の件、問題ありません。

悪い：この点を確認してもらえませんか？

良い：この点をご確認いただけませんか？

Rule 22 : CCメールの本文には第三者の名前も書くと親切

Nếu ghi cả tên người CC vào phần đầu mail thì sẽ tình thương mến thương. Đặc biệt nếu CC cấp cao hoặc người khó tính mà mình ko ghi tên họ là có chuyện.

bố cục :

宛名：A様

CC：B部長

Rule 25→28 : ファイル添付メール

Cách gửi mail có đính kèm file. Kiểm tra đuôi file phải là dạng phổ biến (excel, word, pdf…) để bên kia mở dc, size (<2M), nhắc người nhận là : tui có gửi kèm cả file đó, để họ để ý mở ra xem kẻo tưởng virut. File quan trọng thì nén lại gửi file 1 mail và password 1 mail khác.

Chương 3 : メールだからこそ、短く分かりやすく書く

Chính vì là mail nên càng phải cần viết ngắn gọn, dễ hiểu

Rule 29 : 文章ではなく「箇条書き」を原則とする

Đừng viết cả trang dài ngoằng mà hãy phân ra bằng các gạch đầu dòng.

Rule 31 : 質問は相手が答えやすいように「箇条書く」で

Nếu trong mail có các câu hỏi thì phải list ra từng dòng riêng cho người nhận dễ nhìn và dễ trích dẫn khi trả lời.

Rule 32 : 「明日」や「来週」などではなく「日時」を明記する

Về thời gian thì đừng ghi chung chung là tuần sau hay ngày mai, hãy ghi rõ ngày giờ.

Chương 4 : 言いにくいことを上手に伝えるコツ

Mail những điều khó nói.

Chương này tập trung hướng dẫn cách viết mail khi có xảy ra sai sót phải xin lỗi, hoặc lỗi của đối phương thì mình cũng ko nên nặng lời mà nhắc khéo nhẹ nhàng. Cách báo cáo sếp nếu tình hình không được suôn sẻ, kèm lý do và giải pháp. Vì nó hơi dài vs “khó nói” nên các bạn tự tham khảo thêm sách (link cuối bài).

Chương 5 : ワンランク上の丁寧なメールの書き方

Cách viết mail lịch sự đúng chuẩn

Rule 56 : 回答期限はていねいに伝える

Yêu cầu thời hạn trả lời một cách lịch sự

悪い：お返事はお時間のあるときで結構です。

良い：誠に恐れ入りますが、10月15日（金）までに

ご返事をいただきたくお願い申し上げます (lịch sự của お願いします）

Rule 61 : 初めてのメールは「信用第一」で

Những chú ý khi mail lần đầu, trong đó quan trọng nhất là 信用。

Cách chào mở đầu, cách tự giới thiệu, cách viết thân sao cho hợp và cả câu kết cũng phải chuẩn.

Rule 62 : 敬語は正しく使えないと意味がない

Dùng kính ngữ phải đúng cách, nếu không sẽ phản tác dụng.

Rule 63 : 目上の人に「了解」は不適切

Không dùng 了解 đối với cấp trên.

Nên dùng：承知しました、かしこまりました。

Chương 6 : 見やすい表示とレイアウトを心がける

Format layout sao cho dễ nhìn

Rule 68 : 1行は25文字くらいが適当

1 Dòng chỉ giới hạn tầm 25 chữ, nếu quá thì enter sang dòng mới.

Rule 69 : 1ブロックは２～５行としブロック間は１行空ける

1 Block từ 2~5 dòng, giữa 2 block cách nhau bởi 1 dòng trắng (\n)

Kết

Mình vừa cưỡi ngựa xem hoa qua 1 vài rule ngắn, mấy cái dài lười memo quá nên các bạn tự tìm hiểu nhé. Mà nói thật Nhật ra nhiều luật quá nhiều khi cũng đau đầu, nhưng nhập gia thì tùy tục thôi. Nếu thấy khó nhớ quá thì lúc mail các bạn cứ google template mail rồi bắt chước cho nhanh nếu gấp, còn có time rủng rỉnh thì viết từ từ – vừa học thêm dc nhiều từ vựng. Và quan trọng nhất là hãy luôn ở trong tâm thế học hỏi, ai cũng có mặt mạnh mặt yếu, quan trọng có chịu nhận ra điểm yếu mà khắc phục hay ko. Mình vừa bị 1 gáo nước lạnh dội vào mặt và đang chiêm nghiệm để update bản thân thành một người chỉn chu, hiểu biết hơn và cả khiêm nhường hơn nữa.

Google key tìm sách :

メール文章力の基本　大切だけど、だれも教えてくれない77のルール