Trong công việc của các bờ rờ thì đọc mail và viết mail là 2 việc chiếm nhiều thời gian nhất trong ngày. Vì trách nhiệm là làm cầu nối nên dù có ghét thì cũng không thể tránh được. Một trong những điểm thiếu sót nhất của khoá đào tạo BrSE ngày xưa đó chính là việc dạy học viên cách viết mail chuẩn. Mãi tận sau này qua Nhật làm mình mới nhận ra việc này quan trọng. Xin lưu ý 1 chút ở đây, mail thì ai cũng viết được, nhưng viết sao cho chuẩn văn phong thì lại là chuyện khác. Trong bài viết ngắn này mình liệt kê ra các nội dung sau :
- Những lý do cần phải viết mail chuẩn
- Phân loại mail và các chú ý
- Các bước cơ bản để hoàn thành
1. Những lý do cần phải viết mail chuẩn
- TO, CC, BCC hợp lý giúp người nhận biết được phải làm gì khi nhận mail. Nếu To không đúng người có khả năng sẽ bị trôi mail do nhiều người có thói quen phân loại mail nào To mình để ưu tiên xử lý trước, CC thì để đó đọc sau, cần thì rep mà không thì thôi, còn BCC thì chỉ nhận thông tin và rep đến người gửi vì BCC sẽ không thấy được list TO cũng như CC.
- Thể hiện sự chuyên nghiệp giúp người nhận thấy được tôn trọng. Trừ khi là cấp cao gửi cấp dưới thì không câu nệ, còn đồng cấp hoặc cấp dưới gửi lên trên mà thiếu mở đầu お疲れ様です hay kết thúc 宜しくお願いします thì sẽ gây bực mình, nặng hơn là mất lòng nhau khiến công việc trắc trở sau này.
- Giúp người nhận hiểu nhanh nội dung, đánh giá được nhanh mail đó quan trọng hay không để còn đối ứng kịp thời. Vì hằng ngày có hàng tá gửi tới, nếu không rõ ràng thì nhẹ là bị trôi, nặng còn gây hiểu nhầm.
2. Phân loại mail và các chú ý
Theo cấp bậc :
- Cấp trên : Sử dụng kính ngữ, trình bày nội dung có đầu có đuôi. Gửi cho kacho phải có (K) + tên. Hoặc 1 số công ty quy định cấp kacho trở lên thì viết kiểu (tên) + K/B/S … nên nhập gia tuỳ tục. Còn để chắc ăn khi chưa biết luật nội bộ thì Sama cho lành.
- Đồng cấp : thường là những người trong team hoặc các kỹ sư người Nhật ngang hàng. Mail chú trọng nội dung, ngắn gọn càng tốt nhưng phải đủ ý, chú trọng công việc và không cần câu nệ vì nó làm mất tính thân mật, ngoài ra dân coder thì Nhật hay Việt gì cũng ghét đọc mail dài
- Cấp dưới : BrSE không có cấp dưới, nên an phận dưới đáy xã hội chứ không tủi thân 😀
Theo mục đích :
- Thông báo : rõ mục đích về cái gì, thời gian, địa điểm, số người tham gia.
- Báo cáo : Việc gì ,Status thế nào, nếu có vấn đề thì liệt kê vấn đề cùng nguyên nhân và cách đối ứng. Nếu chưa tìm ra nguyên nhân hay đối sách thì hẹn vs hứa ( nhớ giữ lời)
- Xin lỗi và cảm ơn : thái độ thành khẩn là quan trọng nhất. Nếu là xin lỗi về việc code sinh bug thì phải ghi thật rõ ràng nguyên nhân, thời gian đối ứng, triển khai ngang kiểm tra phần liên quan, đối sách để không gây bug nữa (như tạo check list khi code, test kỹ hơn, trước khi release thì chạy lại sản phẩm lần cuối …)
3. Các bước cơ bản để hoàn thành
- B1 : Ghi tiêu đề mail. Nên ghi đầu tiên để tránh quên (rất hay xảy ra). Nên tạo ra catelogy cho mail bằng dấu []. như [プロジェクト名]/[チーム名]/[緊急連絡]／[お知らせ]／[進捗報告]…mục đích để người nhận filter cho dễ quản lý mail
- B2 : Mở đầu mail tên người nhận + お疲れ様です/お世話になっております/はじめまして (Trong team thì dùng cái 1, kính trọng thì dùng cái 2, còn mới gặp dùng cái 3)
- B3 : Nội dung mail : theo hình trên mục 4-5. Nhớ ngắt dòng xuống hàng nếu câu dài quá 35 chữ (Outlook những màn hình PC 11 inches bị khuất gây khó chịu)
- B4 : Kết thúc mail : 以上です/以上、よろしくお願いします/お忙しいところ、申し訳ございません/誠に申し訳ありませんが、よろしくお願い申し上げます。。。 + chữ ký
- B5 : Ghi TO, CC, BCC rồi kiểm tra lại 1 luợt trước khi gửi.
Kết
Trên đây là hình thức chuẩn 1 cái “meo” mà bạn có thể dựa theo để viết. Phần nội dung thì cứ dựa vào các mẫu ngữ pháp + từ vựng đã học mà chế biến. Thực ra nếu theo form vậy thì đã 70% mail OK rồi, cái ruột miễn sao mình viết để người nhận hiểu, nếu chưa quen thì cứ “mát” vs “đệt” mà táng vô, tránh thể ngắn ra là xong.
Các bạn click link dưới để tìm thêm thông tin, mình thấy họ viết hơi rườm rà nên ko dịch lại, chỉ copy cái hình.
https://job.mynavi.jp/conts/2016/obog/03.html
Trang này có rất nhiều thông tin hay mình vừa tìm được, có các qui định về BCC – CC vs mana và nhiều thứ khác cho cả dân IT vs cả Sale (business mail)
http://yamanjo.net/beginner/email/email.html