Quản lý dự án từ xa

Remote-Management chắc các bạn lần đầu tiên nghe đúng không. Tỏ ra nguy hiểm vậy thôi chứ thực chất cũng chả có gì to tát cả. Mình thao tác từ xa trên một máy tính khác qua các phần mềm như teamviewer, đó là remote PC. Dạo gần đây do dịch bệnh Cô Vy hoành hành, các công ty cho nhân viên ở nhà làm việc từ xa, gọi là remote-work. Quản lý team nhưng không trực tiếp ngồi gần team, đó chính là Remote-Management mà mình nhắc tới ở tiêu đề.

Đối với một BrSE thì đây là kỹ năng quan trọng bậc nhất bên cạnh yếu tố kỹ thuật và communication. Vì sao ? mình sẽ giải thích cặn kẽ để các bạn hiểu hơn ở bên dưới. Bài dài, mọi người chịu khó đọc nhé. Với có lưu ý là đôi chỗ sử dụng từ tiếng Anh lẫn Nhật, không phải tỏ vẻ gì cả, các thuật ngữ này dịch ra tiếng Việt rất khó.

  1. Sự khác nhau giữa quản lý trực tiếp và remote
  2. Các sơ đồ tổ chức (taise)
  3. Task list của PME (Project Management External)
  4. Các kỹ năng – thủ thuật

Sự khác nhau

Đây là bảng biểu mình lấy từ slide trong bộ tài liệu tạo để training nội bộ. Những mục “○” là bắt buộc -đó là task phải làm, còn “△” là option, tức là tuỳ vào rule từng team để biết có làm hay không. Rule này lúc kick-off dự án sẽ cùng nhau thống nhất để đưa ra dựa trên sự tôn trọng ý kiến tập thể. Ý này các bạn chú ý dùm mình một chút, đó là tập thể, chứ đừng nên áp đặt.

Sơ đồ tổ chức

Tiếng nhật gọi là taisei. Tuỳ từng công ty, bộ phận hay đặc thù dự án mà ta có thể bố trí các sơ đồ tổ chức khác nhau. Cái này mình nghĩ nên linh hoạt ở một mức độ nhất định. Tức là đừng linh hoạt quá làm mất sự đồng đều cấu trung team trong toàn công ty. Nhưng cũng đừng cứng nhắc quá, vì đặc thù dự án và thời điểm cần phải có sự thay đổi tương ứng thì mới tốt được.
Dưới đây là mô hình ở công ty hiện tại mình đang làm. Nó hơi khác với các công ty trước đó.

Ở đây mình dùng từ PME – Project Management External : Quản lý dự án từ xa (từ bên ngoài). Vì đặc thù BrSE ngồi ngay tại VN, ngày ngày vẫn ngồi bắn JP ầm ầm với khách với sự hậu thuẫn của PME, tối về bóng bánh trà đá, khuya hú hí bồ bịch (trừ FA).

Còn công ty trước đó thì ngược lại, PM ở phía VN không biết tiếng Nhật và cũng chả cần biết vì nhiệm vụ chính là quản lý team, còn phía JP BrSE sẽ ôm hết mọi việc communication. Cũng có những dự án đặc thù phải vác quân từ VN qua Nhật làm việc chứ không thể ngồi từ xa được.
Tóm lại có khá nhiều mô hình nhưng tựu chung có 3 loại chính mình tổng hợp bên dưới.

Với sơ đồ 1 và 2 thì cần phải có kỹ năng quản lý từ xa để team vận hành trơn tru. Cụ thể làm những việc gì các bạn đọc tiếp phần dưới.

Task list của PME

Sợ viết dài rối mắt nên mình tổng hợp thành bảng ở trên. Đối với vòng đời phát triển của dự án phần mềm, không phải bắt đầu bằng việc coding. Trước đó có 2 giai đoạn nữa, đó là tiền triển khai, lúc họp hành thương thảo xem có triển khai hay không, có làm được không, mất bao lâu – bao nhiêu tiền … tiếp đến là giai đoạn chuẩn bị, lúc này cần define ngọn ngành các qui tắc dùng cho dự án từ lớn tới nhỏ.

Ngay cả rule tạo ticket Redmine – Backlog thế nào cũng cần phải rõ ràng, vì sau này rất cần các dữ liệu đó để thống kê và dự báo. Sau đó mới tới coding – test – nghiệm thu và cuối cùng là closing. Thủ tục cuối cùng này cũng cần thiết không kém, vừa nhằm đánh giá lại toàn bộ xuyên suốt dự án, vừa rút ra bài học và đề xuất cho khách các suggest nhằm lấy tiếp dự án. Cho dù khách hết việc thì bằng sự tin tưởng họ sẽ giới thiệu cho mình các đối tác khác. Các bạn đừng nghĩ đây là việc của Sale, một BrSE – PME phải làm tất cả những gì có thể trong khả năng cho phép.

Các kỹ năng – thủ thuật

Đầu tiên là ho-ren-so, các bạn tìm đọc bài này trong blog.

Tiếp theo là 5W1H cũng có nhiều bài viết về cách thức này.

Về hợp lực, không hiếm người động chút là hỏi, ngược lại cũng có nhiều anh em chơi kiểu cố đấm ăn xôi, có thể vì sĩ diện nên luôn tự làm không nhờ vả. Nói chung là nên dung hoà, tức là trước một vấn đề khó, bỏ ra một chút thời gian tìm hiểu, không được thì mới hỏi, và trong quá trình nhờ vả này mình sẽ biết cách hỏi sao cho được câu trả lời tốt nhất dựa trên dữ kiện đã tìm hiểu trước đó.

Về dự báo, các bạn nên bám sát member tuân thủ rule khai backlog – redmine để có được bộ dữ liệu chuẩn xác khi phân tích năng suất và rủi ro. Từ đó mới dự báo được các phần việc còn lại.

Quản lý risk, mình xin đơn giản hoá cho các bạn hình dung. Ví dụ chuyện nhảy việc của member là không tránh khỏi. Không ít PM tá hoả khi dev đang code dở module đùng đùng nghỉ việc dẫn tới không thể hoàn thiện vì không còn ai nắm nghiệp vụ – kỹ thuật liên quan đến nó. Có một cách để hạn chế đó là share knowhow trong team, để làm sao bất kỳ 1 ai nghỉ cũng có người backup được. Trừ khi cả team nghỉ việc, ca này khoai, chắc xin nộp đơn nghỉ theo anh em luôn :)))

Phán đoán Blackbox, trong test có 2 kỹ thuật là whitebox và blackbox, khi chỉ có in-out còn nội hàm nó làm gì mình không biết – không rõ thì bắt buộc phải dùng blackbox. Trong quản lý cũng vậy, dựa vào in-out để đưa ra phán đoán và quyết định.

Thúc đẩy tinh thần hay còn gọi là nâng cao motivation. Thực ra ngay bản thân mình trước đây cũng vậy thôi, hứng khởi thì làm việc 200% năng suất, chứ chùng chùng chán chán thì cỡ 50% là còn may. Giờ thì chuyên nghiệp hơn, tức là tối thiểu phải xong việc. Nhưng trong một team không phải ai cũng có ý thức hoàn thành nhiệm vụ, cái cần là tinh thần. Ngoài việc làm xong, nếu hứng khởi thì anh em sẽ đồng lòng vượt qua nhiều chướng ngại mà ngay trong thời điểm cam go không thể tưởng có thể qua được. Mình sẽ kể case study hầu mọi người sau nếu có dịp.

Thành công là ưu tiên trên hết. Giống như trong bóng đá, chiến thắng được ưu tiên cao nhất cho dù hoa mỹ như Pep hay phòng ngự tiêu cực như Mou thì tất cả đều vì kết quả cuối cùng. 10 năm sau người ta chỉ nhớ ai là người nâng cúp chứ không phải ai đá đẹp hơn. Đối với các huấn luyện viên hàng đầu, ổn định phòng thay đồ và loại bỏ những người không cùng chí hướng là giải pháp tối thượng. Tương tự với PM, cùng hướng toàn team tới một mục tiêu và làm mọi cách để đưa dự án cán đích, làm hài lòng khách hàng không chỉ là trách nhiệm mà còn là đạo đức nghề nghiệp.

Kết

Mình viết bài này đúng vào dịp Corona hoành hành dữ dội nhất. Chỉ cách đây vài tháng, nằm nhà vật vờ không làm gì bị người ta nói là ăn hại. Nhưng thời điểm này, cùng một hành động ấy lại mang nghĩa xây dựng, có “trách nhiệm cộng đồng”. Các công ty đang thực hiện remote-work và mọi người dần làm quen với việc xử lý task thông qua online-communication. Nhưng với một BrSE-PME thì đó là công việc hàng ngày đã hàng chục năm nay kể từ khi khái niệm “kỹ sư cầu nối” được ra đời. Các em, các bạn đã và đang đi trên con đường này hãy chuẩn bị cho mình những kỹ năng thiết thực nhất. Làm mọi thứ cơ bản một cách hoàn hảo dựa trên kinh nghiệm được trau dồi qua năm tháng, qua thất bại. Chỉ có thực chiến mới mang lại trải nghiệm. Qua các bài viết như này mình muốn bổ sung một chút ít kinh nghiệm, góc nhìn bản thân để mọi người nhìn rõ hơn con đường sắp tới.
Chúc anh chị em bà con sức khoẻ để vượt qua giai đoạn khó khăn này, “hãy ở yên khi tổ quốc lâm nguy”.

Nếu thấy hay thì đừng ngại

1
Nếu không thích comment bằng facebook chỉ cần nhập tên rồi bình luận ở đây

Leave a Reply

newest oldest most voted
Loa hộp
Guest

Nội dung rất hay, nhưng phải nghiên cứu kỹ từng bước mới làm được. Cảm ơn tác giả