Kỹ năng giao tiếp

Series kỹ năng mềm dành cho BrSE :

  1. Làm việc nhóm
  2. Xử lý vấn đề
  3. Giải thích – thuyết trình
  4. Đàm phán
  5. Tìm kiếm thông tin
  6. Giao tiếp
  7. Tự học

Giao tiếp tưởng dễ nhưng không hẳn. Đa số mọi người nghĩ là code khó, còn làm việc với nhau thông qua lời nói đơn giản hơn. Mình thì nghĩ ngược lại, làm với máy dễ hơn với người. Vì máy nó không có cảm xúc, đôi khi treo or đơ CPU tí nhưng dù sao tính ổn định vẫn cao.

Chủ đề này khá rộng, vì vậy nên mình chỉ gói gọn trong phạm vi công việc đối nội đối ngoại của BrSE. Điều mình cho là nên chú ý, còn thực ra bản thân cũng không phải quá giỏi về giao tiếp, thậm chí … ít nói, nên không vẽ hươu vẽ vượn.

Có 3 đối tượng chính bên dưới.

  • Customer
  • Onsite team
  • Team offshore

Customer

5 nguyên tắc cơ bản :

  1. Tôn trọng nhưng không đội lên đầu
  2. Luôn nghĩ cho khách vì họ là người trả tiền
  3. Không dạ – vâng (はい) bừa
  4. Mạnh dạn đưa ý tưởng – ý kiến nếu thấy đúng
  5. Giữ tần suất liên lạc hợp lý, không cho khách ăn bơ, không dồn dập

Chỉ từng ấy ý, nếu làm được thì cũng gọi là có kỹ năng giao tiếp. Để đạt được mức khá thì anh em phải điêu luyện khoản kính ngữ. Còn mức xuất sắc nó thuộc bẩm sinh, hoặc va vấp quá nhiều nên giỏi dần. Bẩm sinh ở đây chính là EQ. Có những người đã có sẵn trong mình khả năng đoán – đọc suy nghĩ người khác, mình đã gặp vài người như vậy. Tức là lời nói của khách chưa hẳn là những gì khách nghĩ, nhưng các cao thủ ấy đọc được. Thực sự thâm hậu.

Còn ý 2 là tôi luyện trưởng thành dần, đa số những người giỏi đều từ cái 2 này, chứ 1 thì hiếm lắm. Nói chung thì 1 hay 2 gì cũng phải trau dồi cả, không ai tự dưng sinh ra giỏi ngay, nhưng nếu trời phú cho xuất phát điểm cao mình sẽ đỡ mất công hơn. Kiểu như Si với Rô. Nhắc Rô mới nhớ, hôm trước gặp Samdoria nhảy đánh đầu quả tởm lợm thật, như vdv bóng rổ. Thống kê ghi lại được cú bật nhảy cao tới 2m56, giống 10 năm trước cũng có quả bật nhảy 2m93 đầu gối ngang đầu Evra giúp Real hạ MU, Sir Alex gật đầu thán phục. Tất cả chính là nhờ tập luyện … thôi lan man quá.

Onsite Team

Khi dự án nhỏ có thể chỉ 1 mình gánh vác, nhưng khi size to lên cỡ trên 50 người thì 1 mình không thể đảm đương nổi. Phải có team onsite với 1 người 1 mảng việc, về kỹ thuật – nghiệp vụ. Lúc này giao tiếp giữa các thành viên onsite chính là mấu chốt để giúp dự án vận hành trôi chảy.

5 nguyên tắc cơ bản :

  1. Nội dung công việc phải được share toàn team
  2. Người Onsite Leader phải nắm hết các đầu mục, ko cần quá chi tiết nhưng phải nắm được Task – độ lớn – độ khó – deadline.
  3. Phải chia sẻ kinh nghiệm – thời gian cho nhau để mọi người cùng tiến, và cùng khoẻ, tránh trường hợp ông đi muộn về sớm – ông OT sấp mặt
  4. Không communication chồng chéo, hợp tác chặt không có nghĩa là dẫm chân nhau.
  5. Tránh va chạm mạnh trong lúc có mặt khách hàng.

Ở mục 5 mình giải thích kỹ một chút vì nó khá quan trọng, hậu quả rất lớn đến hình ảnh của cả 1 công ty. Ở offshore mọi người có thể nâng cái tôi của mình lên “tầm cao”, thể hiện mạnh mẽ tính cách, nếu có chuyện xảy ra thì cũng là chỉ trong nội bộ, một vài … ly bia sẽ giải quyết triệt để.

Còn ở site khách, lỡ to tiếng nhau, hoặc trong công việc chỉ trích – bài xích nhau thì liệu rằng hậu quả có dễ để xử lý ? giống như ra trận, cùng chung chiến hào thì người chuẩn bị ném lựu phải có 1 anh khác bắn dọn đường, tạo khoảng trống. Chứ đang lúc căng lại dí súng đầu nhau thì coi như thua từ vạch xuất phát. Mình lấy ví dụ vậy cho dễ hiểu, chứ thực ra khách không phải đối thủ, và rất nhiều bác sống rất có tình.

Offshore Team

Xa mặt cách lòng. Nó không chỉ đúng trong tình yêu, mà ngay cả công việc cũng thế. Các bạn ngẫm cho kỹ câu này. Biết bao nhiêu rắc rối chủ yếu phát sinh từ việc “ở xa nhau”. Vậy nên cách duy nhất để khoả lấp khoảng cách địa lý chính là kỹ năng giao tiếp.

Có 5 nguyên tắc cần ghi nhớ :

  1. BrSE ngang cấp với offshore team, không có chuyện ra mệnh lệnh bên này cho bên kia.
  2. Hiểu về cách biệt văn hoá Nhật – Việt, mindset để chọn cho mình cách giao tiếp hợp lý, không áp đặt quan điểm.
  3. Tăng cường gặp mặt, có thể về công tác, hoặc online meeting thay vì chỉ thông qua chat – ticket redmine/backlog. Mục đích thắm tình đồng đội.
  4. Không lạm quyền, đặc biệt các anh chị BrSE lớn tuổi, cần biết vị trí của mình để không can thiệp quá sâu vào việc quản lý của PM – TL.
  5. Cần document hoá (mail, note …) mọi thứ quan trọng, vì trong quá trình truyền đạt không phải lúc nào đối phương cũng nhớ hết 100%.

Với mỗi phần này, để phân tích ra thì rất dài dòng, có vô số case study mà trong nội dung một bài blog ngắn mình khó truyền đạt hết được. Nhưng hãy luôn nhớ 1 điều duy nhất : onsite hay offshore gì cũng đều là 1 team. Không phải trong mọi trường hợp, nhưng nếu có cơ hội lựa chọn, hãy đứng về phía anh em. Đó chính là cốt lõi cho thành công cuối cùng : giao sản phẩm chất lượng – đúng hạn. Vì khi coi nhau là một, việc lớn hoá nhỏ, việc nhỏ coi như không, teamwork sẽ rất mượt mà.

Còn ngược lại, người khổ sẽ là BrSE vì như cá trên thớt. Khách sẽ chém mình đầu tiên. Trách nhiệm nặng nề ai cũng biết, nhưng nếu chịu khó học hỏi với thái độ cầu thị thì chắc chắn hôm sau sẽ hơn hôm nay, năm sau giỏi hơn năm trước. Bất kể kỹ năng giao tiếp hiện tại có thấp thì cũng đừng lo.

Kết

Trên đây mình đã đưa ra cho mỗi đối tượng 5 nguyên tắc cơ bản. Nói lại một lần nữa, do là quan điểm cá nhân nên có thể không đúng với tất cả. Nội dung dẫu không đầy đủ nhưng nếu làm được hết tất cả 15 nguyên tắc trên sẽ tiến bộ một cách nhanh chóng. Dẫn chứng sống chính là bản thân mình đây. Một đứa miền trung rụt rè, ăn cọc nói lóc, qua bao năm tháng vật vã cũng đã tạo dựng cho mình kỹ năng tàm tạm. Nếu xét về xuất phát điểm thì không ai thấp bằng mình đâu nên các em – các bạn cứ yên tâm. Có thể thời gian đầu va vấp nhưng nếu cố gắng thì sẽ ổn cả. Cứ tự tin, thoải mái năng động cho ngày mới.

Nếu thấy hay thì đừng ngại

Nếu không thích comment bằng facebook chỉ cần nhập tên rồi bình luận ở đây

Leave a Reply